Protecția datelor – EXE Green Holding

POLITICA PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Ultima actualizare: 15 mai 2024

Regulamentul General privind protecția Datelor cu Caracter Personal, GDPR (“General Data Protection Regulation”) se aplica pe întreg teritoriu Uniunii Europene începând cu 25 Mai 2018.

Protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal este importantă pentru noi, prin urmare, acordăm o atenție deosebită protejării vieții private a tuturor celor care ne-au pus la dispoziție datele lor prin participarea la campanii organizate de noi, a persoanelor care ne transmit date cu caracter personal în vederea procesării unei solicitări, precum și a celor ale căror date cu caracter personal ne-au fost furnizate de o terță parte, sau la care am avut acces dintr-o altă sursă, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din data de 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (denumit în continuare “GDPR”).

Vă rugăm să acordați o atenție deosebită observării următoarei Politici pentru a înțelege modul în care vor fi prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal („date personale”).

Prezenta Politica explică practicile EXE GREEN HOLDING S.R.L. (în continuare denumită “EXE HOLDING”), referitoare la aplicarea prevederilor GDPR, precum și drepturile de care beneficiați cu privire la modul în care informațiile dumneavoastră sunt prelucrate de către EXE HOLDING.

Prelucrarea datelor cu caracter personal efectuată de EXE HOLDING se va realiza întotdeauna în conformitate cu prevederile GDPR, precum și cu reglementările privind protecția datelor cu caracter personal.

Prin aceasta Politica, EXE HOLDING dorește să informeze persoanele vizate cu privire la natura datelor cu caracter personal pe care le colectăm și le procesăm, precum și cu privire la scopurile prelucrării. În plus, persoanele vizate sunt informate prin intermediul Politicii și cu privire la drepturile de care beneficiază.

CINE SUNTEM?

Suntem EXE GREEN HOLDING SRL, persoana juridica romana cu sediul social în Oraş Voluntari, Şos. Pipera-Tunari, Nr. 198 B, Județ Ilfov, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Ilfov sub nr. J23/2683/2020, Cod fiscal RO 40767500.

RESPONSABILUL CU PROTECȚIA DATELOR (DPO)

EXE HOLDING, în calitate de operator de date cu caracter personal, a desemnat societatea BATTLEGROUP SRL, în calitate de Responsabil cu Protecția Datelor (denumit în continuare “DPO”), având obligația de a verifica respectarea prevederilor GDPR în operațiunile de prelucrare de date efectuate de către operator și de a reprezenta operatorul în relația cu persoanele vizate și cu Autoritatea de supraveghere.

Persoanele vizate au posibilitatea de a se adresa în orice moment, în mod direct, DPO cu privire la orice aspecte legate de prezenta Politica, utilizând datele de contact de mai jos:

Denumire DPO: BATTLEGROUP SRL

E-mail DPO: [email protected]

Web: www.battlegroup.ro

CE SUNT DATELE CU CARACTER PERSONAL?

„Date personale” înseamnă orice informație sau informații care vă pot identifica direct (de exemplu, numele dumneavoastră) sau indirect (de exemplu, prin intermediul datelor pseudonime, cum ar fi un număr de identificare unic). Aceasta înseamnă că datele personale includ lucruri precum adresa de e-mail, domiciliul, telefonul mobil, numele de utilizator, fotografiile de profil, preferințele personale și obiceiurile de cumpărături, conținutul generat de utilizatori, informațiile financiare și informațiile privind situația financiară. Acesta ar putea include și identificatori numerici unici, cum ar fi adresa IP a computerului dumneavoastră sau adresa MAC a dispozitivului dumneavoastră mobil, precum și modulele cookie.

CE ÎNSEAMNĂ PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL?

“Prelucrarea” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

CARE SUNT DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCRĂM?

Datele dvs. cu caracter personal care vor fi prelucrate în calitate de reprezentant al unui client persoana juridică, sunt de regulă următoarele: nume și prenume, funcție si loc de muncă, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă de corespondență, iar în situația în care vizitați sediile EXE HOLDING, va fi prelucrată și imaginea dumneavoastră prin intermediul sistemului de supraveghere video.

OPERATOR DE DATE CU CARACTER PERSONAL

Operatorul de date cu caracter personal (denumit în continuare “operatorul”) este EXE GREEN HOLDING SRL.

PRINCIPII PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR

EXE HOLDING se obligă să respecte principiile de protecție a datelor cu caracter personal (denumite în continuare „Principiile”) prevăzute de GDPR, pentru a se asigura că toate datele sunt:

Prelucrate în mod corect, legal și transparent;
Colectate în scopuri specificate, explicite și legitime;
Adecvate, relevante și limitate în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate;
Corecte și actualizate;
Păstrate într-o formă care nu permite identificarea persoanelor vizate mai mult timp decât este necesar în raport de scopul prelucrării;
Procesate în conformitate cu drepturile persoanei vizate, într-un mod care să asigure o securitate adecvată a prelucrării, astfel încât datele să fie integre, confidențiale și disponibile.

TEMEIUL ȘI SCOPURILE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În scopul încheierii și executării contractelor – Conform art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR, pot fi prelucrate date personale în scopul încheierii sau executării contractului. Pentru a putea să vă oferim produsele și serviciile noastre, este nevoie să prelucrăm date cu caracter personal care vă aparțin.
În scopul îndeplinirii unor obligații legale – Conform art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR, pot fi prelucrate date personale în scopul îndeplinirii unor obligații legale. Solicităm o serie de date personale, inclusiv, în anumite situații, codul numeric personal, în scopul de a ne îndeplini obligațiile impuse de către autoritățile fiscale în legătură cu facturarea și raportările către autoritățile fiscale.
În scop de marketing – Conform art. 6 alin. 1 lit. a) din GDPR, pot fi prelucrate date personale dacă persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice. Astfel, în anumite situații, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi utilizate cu scopul de a vă transmite mesaje de marketing, oferte, știri, viitoare campanii, invitații la diverse evenimente.
În în vederea exercitării unui interes legitim al operatorului de date personale – Conform art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR, pentru monitorizarea securității persoanelor, spațiilor și/sau a bunurilor EXE HOLDING S.R.L. va supraveghea video unele zone ale incintelor în care își desfășoară activitatea pentru asigurarea pazei și protecției persoanelor, bunurilor și valorilor, a imobilelor și a împrejmuirilor acestora. De asemenea, accesul este controlat in incinta sediilor EXE HOLDING S.R.L., în special în zonele care impun exclusiv accesul angajaților, pentru o mai bună securitate a spațiilor, echipamentelor și informațiilor societății.

Prin furnizarea oricăror date cu caracter personal prin intermediul metodelor de comunicare puse la dispoziție de EXE HOLDING, înțelegeți și sunteți de acord că datele dumneavoastră vor fi prelucrate în conformitate cu prevederile prezentei politici a EXE GREEN HOLDING SRL.

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că pentru a putea procesa solicitările dumneavoastră transmise prin metodele de contact puse la dispoziție, este posibil ca, în anumite circumstanțe, să avem obligația de a divulga datele dumneavoastră partenerilor cu care EXE HOLDING colaborează și/ sau altor terți furnizori de servicii ai EXE HOLDING.

Cu toate acestea, EXE HOLDING a adoptat măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura securitatea transferului de date, precum și prelucrarea în conformitate cu cerințele GDPR a datelor dumneavoastră de către entitățile menționate anterior.

EXE HOLDING se obligă să nu prelucreze datele cu caracter personal furnizate în alt scop decât acela pentru care au fost transmise, cu excepția situațiilor în care există consimțământul dumneavoastră expres pentru a le utiliza și în alte scopuri.

De asemenea, este posibil ca EXE HOLDING să aibă acces și la alte date cu caracter personal prin stabilirea de către dvs. a unei legături cu EXE HOLDING, prin prelucrarea datelor comunicate în urma conversațiilor telefonice, conversații e-mail, prezentarea la sediul nostru în vederea obținerii de informații, etc.

Prin contactarea EXE HOLDING în oricare mod stipulat mai sus sau oricare altă metodă care presupune o comunicare mijlocită sau nemijlocită între dvs. ai EXE HOLDING, înțelegeți și sunteți de acord că datele dumneavoastră vor fi prelucrate în conformitate cu prevederile prezentei Politici a societății EXE GREEN HOLDING SRL.

RECRUTARE

Dacă aplicați pentru o poziție în cadrul EXE HOLDING, documentul de tip Curriculum Vitae care vă aparține sau alte informații pe care ni le furnizați vor fi utilizate exclusiv pentru procesarea cererii dvs. și pentru gestionarea procesului de recrutare. Ca urmare a transmiterii în mod voluntar a documentului de Curriculum Vitae, EXE HOLDING nu verifică exactitatea conținutului, nu va acceptă automat aplicația sau nici nu va face o ofertă de angajare.

Documentul de tip CV si informațiile conexe pe care le transmiteți către EXE HOLDING vor fi folosite doar pentru procesul de selecție internă trimiteți a candidaților. Nu vom distribui, închiria sau vinde în mod voluntar datele dumneavoastră în afara EXE HOLDING, cu excepția cazului în care suntem obligați prin lege sau prin obligații contractuale să vă împărtășim informațiile dvs. unor terțe părți (autorități ale statului sau companii partenere care oferă servicii în numele nostru).

DIVULGAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL CĂTRE TERȚI

Datele cu caracter personal prelucrate de către EXE HOLDING vor putea fi divulgate și/ sau transferate către terți doar în situația în care există consimțământul dumneavoastră expres pentru a proceda în acest sens, cu excepția situațiilor în care există o obligație legală/ contractuală pentru EXE HOLDING de a proceda în acest mod.

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că este posibil ca în anumite circumstanțe să avem obligația de a divulga datele dumneavoastră cu caracter personal, partenerilor cu care EXE HOLDING colaborează și/ sau altor terți furnizori de servicii ai EXE HOLDING.

DURATA STOCĂRII DATELOR

EXE HOLDING poate păstra datele prelucrate pentru diferite perioade de timp, apreciate ca fiind rezonabile, în conformitate cu scopurile indicate anterior. Păstrăm datele dumneavoastră numai pentru perioada necesară pentru atingerea scopului pentru care deținem datele, pentru a satisface nevoile dumneavoastră sau pentru a ne îndeplini obligațiile impuse de lege.

Pentru a ști cât timp pot fi păstrate datele dumneavoastră, folosim următoarele criterii:

Atunci când achiziționați produse și servicii, păstrăm datele dumneavoastră personale pe durata relației noastre contractuale, precum și pentru un termen ulterior în situația în care există o obligație legală de păstrare pentruEXE HOLDING;
În cazul în care participați la o ofertă promoțională, păstrăm datele dumneavoastră personale pe durata ofertei promoționale sau până la retragerea consimțământului dumneavoastră;
În cazul în care ne contactați pentru o solicitare, păstrăm datele dumneavoastră personale pe durata necesară procesării solicitărilor dvs.;
În cazul în care v-ați oferit consimțământul pentru prelucrarea datelor în scop de marketing, păstrăm datele dumneavoastră personale până când vă retrageți consimțământul, vă dezabonați sau ne solicitați să le ștergem.

DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

În conformitate cu GDPR, aveți o serie de drepturi cu privire la datele personale pe care EXE HOLDING le prelucrează:

Dreptul de acces la datele prelucrare– Aveți dreptul de a accesa datele personale pe care le deținem. Prima furnizare de informații se va face fără a percepe niciun fel de taxă. Dacă veți mai avea nevoie de copii ale informațiilor deja furnizate, este posibil să percepem o taxă rezonabilă ținând cont de costurile administrative de furnizare a informațiilor. Solicitările vădit neîntemeiate, excesive sau repetate pot să nu primească un răspuns.
Dreptul la rectificarea datelor– Aveți dreptul să cereți ca Datele dumneavoastră să fie rectificate dacă sunt inexacte sau învechite și/ sau să le completați dacă acestea sunt incomplete. Dacă aveți un cont, poate fi mai ușor să vă corectați propriile date prin intermediul funcției „Contul meu”.
Dreptul la ștergerea datelor (“dreptul de a fi uitat”) – În unele cazuri, aveți dreptul de a obține ștergerea sau distrugerea Datelor dumneavoastră. Acesta nu este un drept absolut, deoarece uneori s-ar putea să fim forțați să păstrăm Datele dumneavoastră din motive legale sau juridice.
Dreptul la restricționarea prelucrării– Aveți dreptul să solicitați restricționarea procesării Datelor dumneavoastră. Acest lucru înseamnă căprelucrarea Datelor dumneavoastră este limitată, astfel încât să putem păstra Datele, dar să nu le utilizăm sau să le procesăm. Acest drept se aplică în circumstanțe specifice prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor, și anume:

– exactitatea Datelor este contestată de persoana vizată (adică de dumneavoastră), pentru o perioadă care permite operatorului (adică EXE HOLDING) să verifice corectitudinea Datelor;

– prelucrarea este ilegală și persoana vizată (adică dumneavoastră) se opune ștergerii Datelor și solicită restricția de utilizare a acestora;

– operatorul (de exemplu, EXE HOLDING) nu mai are nevoie de Date pentru prelucrare, dar acestea sunt solicitate de persoana vizată (adică de dumneavoastră) pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unor pretenții legale;

– persoana vizată (adică dumneavoastră) a ridicat obiecții procesării bazată pe motive legitime din partea operatorului (în acest caz EXE HOLDING) în temeiul verificării dacă motivele legitime ale operatorului (EXE HOLDING) depășesc pe cele ale persoanei vizate (adică dumneavoastră).

Dreptul la portabilitatea datelor – Aveți dreptul să mutați, să copiați sau să transferați datele care vă interesează din baza noastră de date într-o alta. Acest lucru se aplică numai datelor pe care le-ați furnizat, atunci când procesarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau pe baza unui contract și este implementată prin mijloace automate.
Dreptul de opoziție– Vă puteți opune în orice moment prelucrării datelor dumneavoastră atunci când o astfel de prelucrare se bazează pe un interes legitim.
Dreptul de a va retrage consimțământul în orice moment – Vă puteți retrage consimțământul în ceea ce privește prelucrarea datelor dumneavoastră atunci când o astfel de procesare se bazează pe consimțământ. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.
Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă – Aveți dreptul să depuneți o plângere în fața autorității de protecție a datelor din țara dumneavoastră de reședință sau de domiciliu pentru a contesta practicile de protecție a datelor oferite de EXE HOLDING.
Dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră în scopuri de marketing direct – Vă puteți dezabona sau renunța la comunicarea noastră de marketing direct în orice moment. Este mai ușor să faceți acest lucru dând clic pe linkul „dezabonare” în orice e-mail sau comunicare pe care vi le trimitem.
Dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră de către noi atunci când desfășurăm acțiuni în interes public sau în interesele legitime proprii sau ale unui terț – Vă puteți opune în orice moment prelucrării datelor dumneavoastră atunci când o astfel de prelucrare se bazează pe un interes legitim.

Vă puteți exercita oricare dintre aceste drepturi în ceea ce privește datele personale pe care EXE HOLDING le prelucrează prin adresarea unei simple cereri către DPO-ul desemnat de EXE HOLDING. Într-o astfel de situație este foarte posibil să solicităm o dovadă a identității dumneavoastră.

SOLICITĂRI JURIDICE

Accesăm, păstrăm și oferim informațiile dumneavoastră autorităților de reglementare, factorilor de aplicare a legii sau altor entități:

Ca răspuns la o solicitare de natură juridică, atunci când considerăm, cu bună-credință, că legea ne impune acest lucru. De asemenea, este posibil să răspundem la solicitări de natură juridică atunci când considerăm, cu bună-credință, că răspunsul impus de legile din jurisdicția respectivă afectează utilizatorii din acea jurisdicție și este conform cu standardele recunoscute la nivel internațional.
Atunci când considerăm, cu bună credință, că este necesar pentru: a detecta, a preveni și a răspunde la acte de fraudă, utilizarea neautorizată a oricărui material care ne aparține, încălcări ale condițiilor sau politicilor noastre sau alte activități dăunătoare sau ilegale, pentru a ne proteja pe noi (inclusiv drepturile, bunurile sau materialele noastre), pe dumneavoastră și pe alții, inclusiv în cadrul investigațiilor sau al anchetelor autorităților de reglementare sau pentru a preveni decesul sau vătămarea corporală iminentă. De exemplu, dacă este relevant, furnizăm informații către și primim informații de la terți parteneri despre fiabilitatea contului dumneavoastră, pentru a preveni frauda, abuzul și alte activități dăunătoare în cadrul și în afara materialelor noastre.

Informațiile pe care le primim despre dumneavoastră pot fi accesate și stocate o perioadă mai lungă de timp atunci când fac obiectul unei solicitări de natură juridică sau unei obligații legale, al unei anchete guvernamentale, sau al unor investigații privind posibile încălcări ale condițiilor sau politicilor noastre, sau în alte cazuri pentru a preveni prejudiciile.

RELAȚIILE CU ALȚI OPERATORI

În funcție de context, s-ar putea să ne găsim în situația necesității absolute de a oferi informații la un nivel mai înalt, atât global, cât și intern sau extern, partenerilor noștri și celor cu care facem transfer de date cu respectarea GDPR, în virtutea asigurării oferirii unor servicii cât mai profesionale cu putință. Informațiile controlate de EXE HOLDING ar putea fi transferate, transmise sau stocate și prelucrate în UE sau în alte țări decât țara în care locuiți, în scopurile descrise în această politică. Aceste transferuri de date sunt necesare pentru a putea furniza servicii la cel mai înalt nivel, precum și a continua să vă furnizăm materialele noastre la cel mai bun nivel profesional.

SECURITATEA PRELUCRĂRII

EXE HOLDING a adoptat măsuri tehnice și organizatorice de prelucrare a datelor, actualizate în conformitate cu cerințele GDPR, cu scopul de a proteja datele dumneavoastră cu caracter personal împotriva oricăror acțiuni de acces neautorizat, utilizare necorespunzătoare sau divulgare, modificare neautorizată, distrugere sau pierdere accidentală. Toți angajații și colaboratorii EXE HOLDING, precum și orice terțe părți care acționează în numele și pe seama EXE HOLDING sunt obligați să respecte confidențialitatea informațiilor dumneavoastră și cerințele GDPR, în conformitate cu prevederile prezentei politici.

ACTUALIZAREA POLITICII DE PROTECȚIE ȘI PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că prezenta Politică poate face obiectul unor modificări periodice de conținut, prin actualizarea acesteia.

In situatia in care prezenta Politica va fi modificata, veti putea identifica momentul actualizarii ei conform datei mentionate la inceputul sau, in cadrul paragrafului Ultima modificare.

Termenii prezentei Politici se interpretează în conformitate cu legislația aplicabilă.

CONTACT

Dacă aveți întrebări sau preocupări cu privire la modul în care tratăm și folosim datele dumneavoastră cu caracter personal sau doriți să vă exercitați oricare dintre drepturile dumneavoastră, puteti să ne contactați accesând datele de contact ale DPO-ului nostru.

POLITICA PRIVIND SUPRAVEGHEREA VIDEO

EXE
GREEN HOLDING SRL

Ultima
actualizare: 01 februarie 2024

1.
Motivul legitim și temeiul juridic al supravegherii video

Utilizarea
sistemului de supraveghere video este necesară pentru a menține un climat social
optim și pentru a spori siguranța, securitatea și controlul accesului în
incintele societății EXE GREEN HOLDING SRL, astfel cum este prevăzut de Legea
nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția
persoanelor, precum și Hotărârea Guvernului nr. 301/2012 pentru aprobarea
Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003 privind paza
obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor. Temeiurile legale
ale prelucrării datelor cu caracter personal le reprezintă art. 6 alin. 1
litera c) din Regulamentul (UE) 2016/679 – prelucrarea este necesară în
vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului și
art. 6 alin. 1 litera f) din Regulamentul (UE) 2016/679 – prelucrarea este
necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță.

Cadru
legal:

a) Legea nr. 333
din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecția
persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare;

b) Hotărârea nr. 301
din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003
privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor;

c) Regulamentul
(UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului prelucrarea datelor
cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare
a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor)

d) Instrucțiunile Autorității
Europene de Protecție a Datelor Personale privind supravegherea video

e) Legea nr. 190/2018
privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al
Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția
persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal
și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei
95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor)

2.
Scopul și sfera politicii privind supravegherea video=

EXE GREEN HOLDING
SRL operează̆ un sistem de supraveghere video pentru a preveni, descuraja,
gestiona și ancheta incidentele de siguranță̆ și securitate, precum și
pentru protecția persoanelor, a bunurilor (de incendii, furturi, efracții, atacuri
sau de orice altă amenințare). Sistemul de supraveghere video sprijină̆ realizarea
scopurilor comune legate de securitate și acces, prin monitorizarea unor zone
și evenimente specifice. Sistemul face parte din măsurile menite să sprijine politicile
de securitate ale EXE GREEN HOLDING SRL.

Operatorul de date
personale pentru operațiunea de procesare a supravegherii video este EXE GREEN
HOLDING SRL.

Această politică stabilește
mecanismele de utilizare a sistemul de supraveghere video, precum și măsurile
adoptate de EXE GREEN HOLDING SRL pentru a proteja datele personale și viața privată
a persoanelor aflate în incinta EXE GREEN HOLDING SRL și în imediata sa apropiere.

Elementele acestei
politici de supraveghere sunt aplicabile în toate spațiile EXE GREEN HOLDING
SRL.

3.
Asigurare operării sistemului de supraveghere video în conformitate cu prevederile
legislative referitoare la viața privată și protecția datelor

3.1. Revizuirea
sistemului actual

Procedurile EXE
GREEN HOLDING SRL sunt revizuite periodic, pentru a se asigura conformitatea cu
prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al
Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce
privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație
a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind
protecția datelor).

3.2.
Conformitatea

EXE GREEN HOLDING
SRL procesează̆ imaginile în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE)
2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016
privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu
caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a
Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) si al Legii
nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679
al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția
persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal
și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei
95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

3.3.
Sistemul CCTV

Sistemul Closed-circuit
television (CCTV) al EXE GREEN HOLDING SRL poate fi supus periodic unei
analize de risc pentru fiecare cameră de supraveghere în parte. Pe baza
analizelor și cu obiectivul de a reduce la minimum monitorizarea zonelor care
nu sunt relevante pentru scopurile avute în vedere, localizarea camerelor și
unghiurile de vizionare pot fi modificate, înlocuite sau confirmate.

3.4.
Transparența

Politica privind
supravegherea video este disponibilă si se regăsește in format fizic, la
sediul unității medicale.

3.7.
Revizuirea politicii

Operatorul
sistemului efectuează̆ o revizuire a proporționalității utilizării sistemului
de supraveghere video asupra protecției datelor cu caracter personal la fiecare
doi ani. În cursul acestor revizuiri periodice, va aprecia dacă:

•
există în continuare
nevoie de un sistem de supraveghere video;

•
sistemul continuă să servească̆
scopului său declarat;

•
nu există, în
continuare, alternative adecvate.

Revizuirile
periodice vor acoperi, de asemenea, și alte probleme identificate pe durata
exploatării sistemului, în special dacă politica EXE GREEN HOLDING SRL de
supraveghere video continuă să respecte legislația și instrucțiunile în
vigoare și dacă este respectată în practică.

3.8.
Soluții tehnologice care respectă viața privată

La comenzile de
echipamente noi pentru sistem și, în măsura posibilului, EXE GREEN HOLDING
SRL va utiliza soluțiile tehnologice optime, care să se ridice la standardele
și nivelul ultimelor tehnologii disponibile.

4.
Zonele aflate sub supraveghere

Amplasarea
camerelor de supraveghere și a unghiurilor de vizionare ale acestora se bazează̆
pe o analiză a riscului, asigurându-se orientarea camerelor exclusiv către
zonele cele mai importante din proximitatea si interiorul clădirilor.

Pentru a monitoriza
punctele de intrare și ieșire ale incintelor EXE GREEN HOLDING SRL, sunt prevăzute
camere de supraveghere. În plus, sunt prevăzute camere care monitorizează̆ puncte
de legătură̆, precum și proximitatea anumitor zone de importanță majoră care
necesită o securizare suplimentară, cum ar fi locurile de păstrare,
depozitare şi manipulare a suporturilor de stocare a documentelor și zonele
de acces restricționat publicului.

Nu se monitorizează̆
zonele susceptibile să ofere un grad mai ridicat de discreție, cum sunt
birourile. Spațiile susceptibile să ofere un grad maxim de discreție, cum sunt
toaletele, vestiarele sau alte locații similare, nu sunt monitorizate niciodată̆.

Monitorizarea efectuată
în afara perimetrului incintelor EXE GREEN HOLDING SRL este limitată către
minim.

5.
Categorii de date personale colectate și scopul colectării acestora

5.1.
Caracteristici tehnice ale sistemului

Sistemul EXE GREEN
HOLDING SRL de supraveghere video este un sistem convențional. Toate camerele
de supraveghere funcționează̆ 24 ore/zi, 7 zile/săptămână. Calitatea imaginii
în majoritatea cazurilor permite identificarea persoanelor aflate în zona de
acoperire a camerei de supraveghere. Aceasta înregistrează̆ imagini digitale
înregistrându-se, imaginile captate, precum și timpul, data și locul. Nu utilizăm
tehnologie de recunoaștere facială sau supraveghere video inteligentă, nu interconectăm
sistemul nostru cu alte sisteme și nu utilizăm înregistrările audio sau „CCTV
cu sunet”.

5.2.
Scopul supravegherii video

EXE GREEN HOLDING
SRL utilizează̆ sistemul de supraveghere pentru a garanta siguranța, securitatea
și controlul accesului. Sistemul de supraveghere contribuie la controlarea
accesului în clădiri si spatiile deschise deținute, și asigură securitatea
și siguranța clădirilor, a personalului și a vizitatorilor, precum și
bunurile și documentele prezente sau păstrate în sediu.

Sistemul de
supraveghere video ajută la prevenirea, descurajarea, gestionarea și, dacă
este necesar, anchetarea incidentelor legate de siguranță și securitate, a
potențialelor amenințări sau a accesului fizic neautorizat, inclusiv a
accesului neautorizat în clădiri sau la infrastructura IT.

5.3.
Limitarea scopului

Sistemul nu este
utilizat în alte scopuri decât cele menționate mai sus. De exemplu, nu este
utilizat pentru a monitoriza prezența angajaților. Sistemul nu este utilizat
nici ca instrument de anchetă în alte scopuri decât cele descrise mai sus, cu
excepția cazului în care este vorba de un incident de siguranță fizică sau
de o infracțiune. Înregistrările pot fi transmise organelor de anchetă în
cadrul unei investigații oficiale.

5.4.
Camerele web

EXE GREEN HOLDING
SRL nu utilizează̆ camere web în scopuri legate de asigurarea siguranței și securității.

5.5.
Categorii speciale de date

Sistemul de
supraveghere video al EXE GREEN HOLDING SRL nu are drept scop colectarea unor
categorii speciale de date, cum ar fi originea rasială sau etnică, opiniile
politice, credințele religioase sau filosofice, apartenența la sindicate sau
date privind sănătatea sau orientarea sexuală. Cu toate acestea, sistemul
poate prelucra date personale speciale privind sănătatea în situația în care
printre vizitatori se află persoane cu deficiențe de vedere sau persoane cu
dizabilități fizice ( de exemplu, cele aflate în cărucioare sau care folosesc
rampa de acces destinată acestora).

Sistemul CCTV monitorizează̆
aria minimă necesară pentru a asigura siguranța și securitatea clădiriilor.
Având în vedere nivelul înalt al expunerii imobilelor detinute de EXE GREEN
HOLDING SRL din perspectiva securității (perimetrul acestora este ușor
accesibil), intrările și perimetrul in imobilele EXE GREEN HOLDING SRL sunt echipate
cu camere de supraveghere. Scopul utilizării acestor camere nu este de a înregistra
sau procesa categorii speciale de date, nici de a viza un individ, ci de a fi capabil
de a preveni, a evalua și a ancheta incidente legate de securitate.

Operatorii
sistemelor de monitorizare beneficiază̆ de instructaje periodice cu privire la
protecția datelor și la drepturile fundamentale.

6.
Dreptul de acces la informații și beneficiarii acestora

6.1.
Personalul intern de securitate și întreținere

EXE
GREEN HOLDING SRL va putea externaliza operațiunile sale de supraveghere video.

Imaginile
video sunt accesibile numai angajaților însărcinați cu monitorizarea video, pe
baza principiului necesitații de a cunoaște. Angajații însărcinați cu
monitorizarea video au acces la înregistrări numai cu acordul expres al conducerii
EXE GREEN HOLDING SRL și în baza protocoalelor de confidențialitate
încheiate.

Descărcarea
înregistrărilor pe suporturi media externe (cum ar fi DVD-uri sau chei USB)
sunt întotdeauna înregistrate în registre speciale si pot fi efectuate
exclusiv de angajații însărcinați cu monitorizarea video ai EXE GREEN HOLDING
SRL.

Întreținerea
sistemului de supraveghere video este, de asemenea, efectuată de EXE GREEN
HOLDING SRL.

6.2.
Dreptul de acces la datele personale

Politica de securitate
a EXE GREEN HOLDING SRL cu privire la supravegherea video precizează și documentează
cine are acces la înregistrările de supraveghere video și/sau la arhitectura
tehnică a sistemului de supraveghere video, în ce scop și în ce constau
drepturile respective de acces. În special, documentul precizează cine are
dreptul:

•
să vizioneze imaginile
în timp real;

•
să vizioneze imaginile
înregistrate;

•
să copieze;

•
să descarce;

•
să șteargă;

•
să modifice imagini.

Drepturile de acces
sunt stabilite prin decizia organelor de conducere a EXE GREEN HOLDING SRL.

6.3.
Instruirea personalului cu privire la protecția datelor personale

Tot personalul cu
drepturi de acces, inclusiv agenții de securitate și tehnicienii de întreținere,
beneficiază̆ de instructaj cu privire la protecția datelor.

6.4.
Angajamente privind confidențialitatea

Personalul cu drepturi
de acces, inclusiv personalul extern care efectuează̆ operațiuni CCTV sau de întreținere
a sistemului, semnează̆ angajamente de confidențialitate pentru a garanta că
nu transmit, nu arată sau nu divulgă nimănui în niciun fel conținutul imaginilor
de supraveghere video, cu excepția destinatarilor autorizați.

6.5.
Transferuri si comunicări

Informațiile colectate
ca urmare a procesării datelor personale, inclusiv imaginile CCTV, pot fi comunicate
organelor judiciare sau de aplicare a legii pentru a ancheta sau urmări fapte
penale. Aceste transferuri nu se efectuează̆ decât la cerere. Nu au loc transferuri
periodice sau de rutină.

De asemeni,
persoanele vizate de această prelucrare a datelor pot solicita EXE GREEN HOLDING SRL, in baza unei
cereri scrise, supusă aprobării
conducerii, accesul la datele personale prelucrate prin intermediul înregistrărilor
video.

7.
Protejarea datelor personale

Pentru a proteja
securitatea sistemului de supraveghere video ca întreg, inclusiv a datelor
personale, se pun în practică o serie de măsuri tehnice și organizaționale.

Se iau toate
măsurile posibile, tehnice și fizice, pentru a asigura securitatea sistemului
și asigurarea protecției datelor, printre altele:

•
personalul (extern și intern)
semnează acorduri de nedezvăluire și confidențialitate;

•
utilizatorilor li se
acordă drepturi de acces numai la acele resurse care sunt strict necesare
pentru a-și putea desfășura activitatea (pe baza necesității de a
cunoaște);

•
întocmirea unei liste
actualizate a tuturor funcțiilor/posturilor care au acces la sistem în permanență
și descrie drepturile lor de acces.

8.
Păstrarea datelor

Perioada de păstrare
a imaginilor captate de sistemul de supraveghere video este de 30 de zile. Această
perioadă de păstrare este esențială̆ pentru investigațiile de securitate,
deoarece din cauza prezenței utilizatorilor în diverse locuri de activitate,
în multe cazuri reclamațiile sunt depuse după multă vreme de la incident.

Dacă este nevoie
ca o imagine să fie păstrată pentru investigații ulterioare sau pentru a aduce
dovezi în cazul unui incident de securitate, aceasta poate fi păstrată̆ pe
durata anchetei și, dacă este necesar, poate fi arhivată, odată cu ancheta,
pentru o perioadă de până la trei ani.

9.
Furnizarea de informații către public

Furnizăm publicului
(aceluia care trece pe lângă perimetrul EXE GREEN HOLDING SRL și/sau aceluia
care intră în incinta EXE GREEN HOLDING SRL) informații cu privire la
supravegherea video cu eficacitate și în mod detaliat. In acest scop, urmăm o
abordare multistratificată, care constă dintr-o combinație a următoarelor
metode:

•
note de informare scrise,
la fața locului pentru a alerta publicul (trecători, șoferi, vizitatori,
personal etc.) cu privire la faptul că are loc o monitorizare și furnizarea
unor informații esențiale cu privire la procesare;

•
disponibilitatea acestei
politici de supraveghere video la sediul societății si pe pagina sa de internet.

10.
Drepturile de acces, rectificare și ștergere a datelor personale

Persoanele vizate
au dreptul de a avea acces la datele personale pe care le deținem cu privire la
aceștia și de a le corecta și completa. Orice solicitare de acces, rectificare
și/sau ștergere a datelor personale trebuie transmisă în scris către:

EXE GREEN HOLDING SRL

Voluntari, Şos. Pipera-Tunari, Nr. 198 B, Județ Ilfov

Email: [email protected]

De
asemenea, pentru orice solicitare referitoare la datele cu caracter personal,
persoanele vizate pot contacta in mod direct Responsabilul nostru cu Protecția
Datelor (DPO), la adresa de email [email protected].

Vom
răspunde solicitărilor în mod amănunțit, în termen de 30 zile calendaristice.
Dacă nu este posibil, solicitantul este informat cu privire la etapele
ulterioare și motivul amânării în 30 zile. Chiar și în cele mai complexe
cazuri, se va acorda acces sau un răspuns final motivat dacă se respinge
solicitarea, în termen de cel mult 3 luni. Se vor lua toate măsurile pentru a răspunde
mai devreme, în special dacă solicitantul declară că cererea este urgentă.

Dacă
se solicită în mod specific, solicitantul poate obține o copie a imaginilor înregistrate,
cu anonimizarea imaginilor ce privesc alte persoane. In cazul unei astfel de
cereri, solicitanții trebuie să-și declare identitatea dincolo de orice bănuială̆
și, ori de câte ori este posibil, să indice, de asemenea, data, timpul, locul
și circumstanțele în care au fost filmați de cameră. Trebuie, de asemenea,
să furnizeze o fotografie proprie recentă, care să permită̆ personalului de
securitate să-i identifice în imaginile analizate.